De gemeente heeft een planning gemaakt van werkzaamheden in de transitiefase met daarbij een kostenraming en stelt deze regelmatig bij op basis van monitoring en evaluatie.
De transitie naar een werkende planketen, met een integraal omgevingsplan, een omgevingsvisie en programma’s, is omvangrijk en complex. Een planning en kostenraming zijn de essentiële bedrijfsmatige invulling van alle onderdelen van uw transitiestrategie, met name van de ontwikkelstrategie en de beheersingsstrategie. Waar het ontwikkelpad de inhoudelijke uitwerking hiervan is, zijn de planning en kostenraming het bedrijfsmatige deel.
NB: Het gaat hier over kosten die samenhangen met de transitie zelf en niet over de financiële consequenties van inhoudelijke beleidsmatige keuzes (bijvoorbeeld meer groenonderhoud als gevolg van de ambitie een groene gemeente te willen zijn). De focus ligt ook niet op de structurele effecten van de transitie; zie daarvoor Visie op structurele effecten.
Belangrijke aandachtspunten:
1. Inzicht in hoeveelheid werk
Wat zijn voor elk instrument de grote brokken werk en hoeveel tijd is daarmee gemoeid? Dat kan een moeilijke vraag zijn! Het helpt echter als u meer gevoel krijgt bij de hoeveelheid werk en bij welke rollen dit werk hoort. Daarnaast is er werk dat niet direct gerelateerd is aan de transitie, maar wel meegenomen moet worden, omdat dit vaak gedekt wordt door dezelfde middelen: capaciteit voor (gebieds)ontwikkelingen, verwerken van beleidswijzigingen en beheertaken.
2. Hoeveelheid werk verdeeld in de tijd
Als u gevoel heeft bij de omvang van de werkzaamheden is het goed deze ‘in de tijd te zetten’. Gelet op de ontwikkelstrategie en het ontwikkelpad: is het werk gelijkmatig verdeeld over de transitieperiode, of juist meer of minder in de eerste jaren van de transitieperiode? Wat valt er qua overige werkzaamheden te verwachten en wanneer?
3. Reguliere bezetting versus extra inzet
Op basis van inzicht in de hoeveelheid werk en de verdeling van dit werk over de transitieperiode kunt u op hoofdlijnen de rekensom maken of u uitkomt met uw capaciteit. In geval van inhuur en uitbesteding: de inschatting of dit met het beschikbare budget redelijk is. Extra capaciteit nodig? In uw sourcingstrategie denkt u na over slimme oplossingen.
4. Extra kostenposten
Naast kosten voor interne of externe capaciteit moet u rekening houden met extra kostenposten. Denk aan kosten voor eventuele MER-procedures, externe onderzoeksrapporten, participatie, softwarelicenties etc.
5. Dekking van kosten
Welke dekking staat er tegenover de kostenposten? Dekt u alle werkzaamheden uit reguliere middelen? Of heeft u incidentele middelen ter beschikking? Zijn er andere financieringsbronnen? Hoe gaat u om met het verhalen van kosten van onderzoeksrapporten als het omgevingsplan op verzoek wordt aangepast? Wat heeft u geregeld in uw legesverordening?
6. Probabilistische planning en raming
Het is gebruikelijk dat bij omvangrijke en complexe projecten in planning en kostenraming rekening wordt gehouden met eventuele tegenvallers. Door risico’s te verwerken in planning en kostenraming zijn deze niet langer streefplanningen die bij de minste of geringste tegenvaller herzien moeten worden (zie ook Beheersingsstrategie). U kunt zelf bepalen wat u hierin verdisconteert en welke mate van onzekerheid u incalculeert.
7. Bestuurlijke afstemming
Het is belangrijk dat u met uw bestuurders in gesprek gaat over de probabilistische planning en kostenraming. Is deze sluitend te krijgen op basis van de keuzes uit de beleidsambities en sturingsfilosofie (zie Inhoud omgevingsvisie), ontwikkelstrategie, beheersingsstrategie en sourcingstrategie? Indien niet, aan welke knoppen wil de gemeente draaien om alsnog te komen tot een sluitende probabilistische planning en kostenraming?
8. Leer en stel bij
In de beginperiode kan het lastig zijn om inschattingen te maken voor planningen en kostenramingen. Met het verdisconteren van risico’s hierin heeft u al wat ruimte gecreëerd om tegenvallers te incasseren. Monitoring en evaluatie van de planning en kostenramingen kan u enorm helpen om steeds betere planningen en kostenramingen te maken.